Die seit diesem Jahr geltende E-Rechnungspflicht ist Teil der Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung und betrifft zunächst Unternehmen des B2B-Sektors. Sie zielt darauf ab, Umsatzsteuerbetrug durch die Übermittlung von Rechnungen in elektronisch standardisierten Formaten zu minimieren. Diese Umstellung ermöglicht eine effizientere Buchhaltung, reduziert die Notwendigkeit manueller Eingriffe und spart langfristig Kosten. Von den vorgesehenen Echtzeitkontrollen durch die Finanzbehörden profitieren Unternehmen auch insofern, als sie ihre Compliance-Risiken senken und Steuervorschriften leichter einhalten können. VIDEOR hat bereits im vergangenen Jahr auf das E-Rechnungsformat ZUGFeRD umgestellt. VIDEOR IT-Leiter Hans-Jürgen Sieberling erläutert die Gründe für die frühe Umstellung erklärt, welche Vorteile sich hieraus für unsere Kunden ergeben.
Hans-Jürgen, ihr habt in der IT-Abteilung bereits 2024 auf das ZUGFeRD-Format für E-Rechnungen umgestellt. Warum so früh?
Hans-Jürgen Sieberling: Unsere Entscheidung zur frühzeitigen Umstellung steht im Zusammenhang mit unserer Digitalisierungsstrategie. Es geht darum, unsere internen Prozesse so weit wie möglich zu automatisieren, um effizienter zu werden. Wir haben Lieferanten, wo wir das über EDI schon die ganze Zeit machen. Da wir hier also schon vor dem Gesetz ziemlich weit waren, haben wir gesagt: „Lasst uns das jetzt durchziehen, damit wir auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet sind und einen Vorsprung haben.“ Außerdem können wir mit ZUGFeRD Prozesskosten senken. Und dann ist es auch ein weiterer Schritt in Richtung einer papierlosen und ressourcenschonenden Zukunft.
Warum ZUGFeRD, welche Vorteile bietet das Format?
Hans-Jürgen Sieberling: ZUGFeRD ist schon ein bisschen älter und basiert auf den Standards Cross Industry Invoice (CII) und Message User Guides (MUG), die das Europäische Standardisierungsgremium CEN entwickelt hat. Die rechtliche Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU aus dem Jahr 2014 und die anschließend entwickelte Norm EN 16931. Es gibt freilich noch weitere Datenformate wie XRechnung, EDIFACT oder XML, wir haben uns aber für ZUGFeRD entschieden, weil es ein hybrides Datenformat ist, d.h. die Rechnung wird zum einen als übersichtliches und gut zu verarbeitendes PDF, also als Bilddatei, ausgegeben, zum anderen kann man die Daten aber auch elektronisch einlesen. Man muss sich das Format wie eine Art Container vorstellen, der die Rechnung als PDF und daneben als strukturierten Datensatz, als XML-Datei enthält. Mit der entsprechenden Software kann man die XML-Datei auslesen und automatisiert im eigenen ERP- oder Warenwirtschaftssystem verarbeiten. Der größte Vorteil liegt dabei in der Fehlerreduktion. Vorher mussten viele Rechnungen manuell erfasst werden, was oft zu Verzögerungen führte. Jetzt läuft alles schneller und die automatisierte Prüfung minimiert die Fehleranfälligkeit.